Как собирать и обрабатывать входящую информацию для роста личной эффективности?

Любая задача — информация. От умения работать с поступающей информацией зависит эффективность выполнения задач.

Когда есть утечка информации, голова в напряжении. Постоянно есть ощущению, что вы упускаете что-то важное.

Всё незаписанное мозг пытается запомнить. В этом процессе теряется энергия, которую мы могли бы использовать для работы и достижения целей. И чем больше неразобранного во входящей информации, тем больше энергии мы тратим зря.

Чтобы оставаться продуктивным, нужно убедить мозг в надёжности системы сбора и хранения информации.

Пример

Воскресенье. В чат написал коллега. Просит, чтобы завтра вы отправили ему важный документ по проекту. Вы отписали, что отправите утром. Задача кажется простой. Вы решили, что запомните её. Ничего не записали и не поставили напоминание.

Немного позже сели почитать книгу. В процессе чтения через каждые 20-30 минут в голове проскакивает мысль о том, что завтра нужно отправить коллеге документы. Это мозг помогает вам не забыть задачу.

В итоге становится сложно следить за сюжетом книги. Через каждый третий абзац вы отвлекаетесь на мысли, которые мозг подбрасывает по очереди. А когда мысли заканчиваются, он начинает сначала. И так до тех пор, пока вы не выполните всё, что нужно выполнить.

О какой информации речь?

Входящая информация — все что приходит из вне и отнимает внимание:

Почта. Письма от руководителей с новыми задачами и запросами отчётов, от подчинённых о выполненных проектах, от партнёров с новыми предложениями, от клиентов — с заказами.

Также сюда относится почта офлайн — в бумажных конвертах, которые кидают в почтовые ящики. А также бумажные счета.

Посылки. Рабочие и личные, которые приносят курьеры или мы сами забираем из почтовых отделений.

Корреспонденция. Газеты, журналы, брошюры.

Переписки. Чаты с друзьями, коллегами, семьёй, новыми знакомыми. И голосовые сообщения.

Многим людям некоторые категории из списка кажутся лишними, потому что они якобы не мешают сосредоточиться. Это иллюзия. Любой вопрос требует решения. Если ничего не делать, мозг продолжает прокручивать его в памяти, отвлекая от работы.

Каждое письмо ждёт действия: переслать, поставить задачу, сохранить или удалить. Без действий почтовый ящик превращается в информационную свалку, в которой невозможно ничего найти. А вы знаете, насколько раздражительно ощущение, когда не получается найти важный документ в неподходящий момент.

Любой процесс, который наталкивает на мысли со словами «я должен», «мне нужно» или «было бы неплохо», становится незавершённой задачей. Если вы ее не зафиксируете в удобном носителе, мозг начнёт тратить энергию на то, чтобы ее не забыть. Он будет подкидывать ее снова и снова.

— Я должен написать письмо Виктору с просьбой о …
— Мне нужно отдать авто на диагностику, чтобы …
— Было бы неплохо записаться к зубному, пока не …

Пока вы не решили, что сделать с входящей информацией, поиск решения тоже становится отдельной задачей. И даже когда вы решили, что будете делать, но ещё ничего не сделали, это остаётся открытым вопросом, высасывающим энергию.

Сюда же относятся задачи, которые сейчас «в процессе» или по которым вы уже сделали всё, что планировали, но пока не признали их завершёнными.

Всё это — входящая информация. Её нужно раскладывать по условным «коробочкам» и хранить до момента, пока вы не определите, что с этим делать.

Также должна быть отдельная задача: периодически проводить ревизию входящих в «коробочках», чтобы они не превратились в хранилища хлама, в котором не хочется копаться.

По логике вся информация уже собрана. А значит половина работы уже сделана. Осталось выбрать время и рассортировать. До этого момента информация хранится в голове, забирает энергию, мешает сосредоточиться на важном. Мозг бесконечно прокручивает всё это в памяти, чтобы не забыть. От этого сложно засыпать вечерами.

Поэтому для роста эффективности, нужно научиться собирать информацию и превратить это в привычку.

Ниже поговорим о том, как это устроено у меня и как начать вам.

Инструменты сбора информации

Нет универсальных наборов инструментов. Каждый ведёт дела и сохраняет важное, как удобно. Однако, есть варианты, из которых вы можете собрать свой набор.

  • Ящик для входящих документов
  • Блокноты, тетради и другие бумажные системы планирования
  • Электронные календари
  • Приложения для планирования задач
  • Электронная почта
  • Программы для хранения информации

У каждого инструмента своё назначение. И за каждым нужно следить, наполнять и очищать.

Ящик для входящих документов

Обычная коробка из любого материала: пластиковая, деревянная, кожаная, металлическая, картонная.

Сюда складываем почту, журналы, литовки, конспекты встреч, отчёты, билеты, квитанции, визитки, просроченные кредитки и всё что попадает под руку.

Я использую коробку от обуви. Она вместительная и бесплатная. Однажды куплю что-то симпатичнее, но пока достаточно того, что функция выполняется.

 

Бумага, стикеры, блокноты, тетради и другие бумажные помощники

Все это подходит для быстрой записи идей, мыслей напоминаний, новых задач, изменений в проектах. Выбирайте инструмент, удобный для вас. Лучше попробовать всё и выбрать наиболее подходящее.

Мои инструменты время от времени меняются. Сейчас использую толстую тетрадь на пружине. Она всегда лежит под правой рукой. Я делаю любую запись за 5 секунд. Это удобно.

Электронные календари

Календарь помогает помнить важные даты, дни рождения, время отпуска и встречи. Я использую Гугл календарь.

Приложения для планирования задач

Сюда относятся приложения, в которых вы ставите себе задачи и сроки, следите за их выполнением, планируете время и смотрите, что сегодня планируете сделать.

Я использую платную версию TickTick. До этого использовал Wunderlist, Any.do, Todoist и ToDo от Майкрософта.

Пока что TickTick устраивает со всех сторон, но все равно посматриваю на рынок приложений. А вдруг кто-то сделает что-то лучше.

Понял важную истину. Чем дольше разбираешься планировали и управлении собой, тем яснее понимаешь, что выбор приложения неважен. Важно отношение к планированию и дисциплина. Приложение — один из помощников. И всё.

Электронная почта

Мы связаны с миром почтой или сообщениями. Почта помогает быть на связи, хранить информацию и ставить себе задачи. Почтовый ящик — источник входящей информации, которую нужно анализировать и организовывать.

Когда мы относимся к почтовому ящику только как инструменту для переписки, он превращается в сборник хлама. Это раздражает каждый раз, когда мы заходим в него, чтобы отправить или прочесть письмо. А поиск письма, которое нам отправили неделю назад, похоже не путешествие в ад.

Я использую два почтовых ящика: Яндекс и Gmail (основной). Но плавно все переношу на Gmail. Хочу оставить только один ящик.

Программы для хранения информации

У вас должно быть удобное место для сохранения полезной и справочной информации, которая в будущем может пригодиться.

Я в течение 8 лет использую Эверноут. До 2020 года был доволен. А в последнее время ищу удобные аналоги, потому что очень уж не нравятся последние обновления Эверноута.

Плавно начал включать в работу Notion. У него много функций и преимуществ. Я использую его больше для сбора баз знаний по разным темам, чтобы обращаться при необходимости.

Всё это соединилось в системе

Эти инструменты объединяются в единую систему сбора и хранения информации.

Когда мне нужно сохранить бумажный документ, я его фотографирую и закидываю в Эверноут.

Календарь синхронизирован с приложением TickTick, где я планирую задачи.

В бумажном блокноте выписываю задачи, расписываю проекты, идеи и письменные размышления.

Почту использую для обмена сообщениями и быстрой отправки задачи себе в планировщик (у TickTick есть такая функция).

У инструментов разные возможности и все это можно превратить в систему. Чем раньше начнёшь, тем раньше ошибёшься, а чем раньше ошибёшься, тем быстрее сделаешь выводы и доработаешь систему под себя.

Любая хорошая система управления информацией, сначала была плохой системой. Её дорабатывали на ходу. Главное начать.

Я и сейчас вношу изменения в свою систему сбора информации. Каждый месяц она становится всё лучше, а работа с ней приятнее.

Что важно?

Есть 3 фактора успеха работы с входящей информацией:

1. Все незавершённые задачи хранятся во внешней системе. Голова свободна.

2. Количество мест для сбора и хранения информации минимально.

3. Система сбора информации регулярно очищается.

Важно иметь возможность быстро зафиксировать мысль. Поэтому инструменты сбора и хранения информации должны быть под рукой.

Когда приходит идея, которую я хочу записать, есть три варианта:

сделать запись в бумажный блокнот,
отправить себе письмо,
поставить новую задачу в приложении.

Я выбираю способ, который на сейчас для меня самый удобный. Вечером разбираю инструменты, эта мысль превращается в задачу и перелетает в планировщик.

Количество мест хранения информации должно быть минимальным, но удобным для работы. Слишком мало — недостаточно. Слишком много — сложно для последующей обработки. Выбирая способы хранения информации, думайте не о количестве, а об эффективности.

Про инструменты всё. Дальше поговорим о том, как очищать эти инструменты и обрабатывать входящие, чтобы не утонуть в информации, сохранять порядок и эффективность.

Уверен, за годы работы вы и сами заметили, что лучше мысли и идеи приходят не во время работы: на отдыхе, перед сном, за рулём или когда вы моетесь в душе. Способность не упустить эту информацию благодаря системе хранения — ключ к успеху.

Зачем чистить систему сбора информации?

Со временем без чистки и обработки собранной информации система превратится в эффективное мусорное ведро для разного хлама.

Очистка системы не подразумевает выполнение задач. В процессе очистки вы проясняете суть каждого пункта и понимаете, что делать.

Не чистить входящие все равно, что не выносить мусор. Придётся покупать ведра для нового мусора.

Как чистить систему и обрабатывать информацию?

Организовать можно только уже собранную и обработанную информацию. Об этом поговорим в следующих публикациях.

Как собирать информацию, рассказал выше. А теперь о том, как её обрабатывать. Это легко.

Когда очищаете «коробочки» входящих, задавайте себе вопросы:

Что это такое?
Требует ли это действий?
Какое следующее действие?

Что это такое?

Ответ на этот вопрос даёт смысл предмета, который вы рассматриваете.

Например, вы разбираете почтовый ящик и видите письмо, в котором руководитель ставит задачу. Чтобы понять, что делать дальше, нужно определить, какой смысл у этого письма. Вероятно, новая задача — часть проекта, над которым вы работаете или над которым пора начать работать.

Или же вы нашли письмо от коллеги с несколькими документами, которые не требуют действий и вообще не относятся к вашей работе. Просто коллега захотел поделиться информацией по личным соображениям. Для вас здесь нет никакого смысла.

Требует ли это действий?

На это этот вопрос бывает только два ответа: «да» или «нет».

Если ответ «нет»:

1. Удалить, если информация не нужна.

2. Отложить, если сейчас действий не требуется, но возможно, позже нужно будет что-то предпринять.

3. Сохранить, если это полезная информация, которая может понадобиться в будущем.

Тут пригодятся дополнительные инструменты:

Мусорное ведро для бесполезной информации + корзина на пк для удаления электронных файлов.

Папка или ящик для хранения информации, которая может пригодиться в будущем.

Система хранения для полезной информации.

Если ответ «да»:

Для каждой задачи с ответом ДА, нужно ответить на два вопроса:

1. Какой результат нужно получить?
2. Какое следующее действие нужно совершить?

Следующее действие — главное, что необходимо определить наиболее точно. Чем точнее ответите на этот вопрос по каждой задаче, тем проще организовать время.

Следующее действие — что вы конкретно сделаете, чтобы продвинуться к результату.

Позвонить Мише и спросить, когда заехать для ТО: номер телефона

Составить список мест для отпуска с семьёй.

Обсудить с Виктором перестановку мебели в кабинете продавцов для удобной работы.

Выбрать три курса для изучения английского, сравнить плюсы и минусы, выбрать один, оплатить.

Когда определили и записали следующее действие, есть три варианта развития событий:

1. Выполнить прямо сейчас, если действие занимает не больше двух минут.

2. Передать другому, если задача занимает больше двух минут и, если есть кто-то, кто может сделать её задачу лучше вас.

3. Запланировать выполнение, если задача занимает больше двух минут и выполнять его должны только вы.

Всё.

После этих действий входящая информация обработана. Мы выкинули все пункты, которые не требуют действий и оставили только то, что нам нужно выполнить.

Такой обзор входящих я выполняю каждый вечер.

Каждый день приходит новая информация. Если на недельку расслабиться и оставить все как есть, это превратится в неразборчивый хлам. Придётся потратить несколько часов, чтобы привести это в порядок.

Может показаться, что ежедневный процесс разбора входящих занимает много времени. На самом деле в отлаженной системе хватает 10-15 минут, чтобы проделать все пункты и пойти спать. Причём засыпаешь быстро, потому что мозг спокойно отпускает дела, зная, что везде порядок.

С таким подходом мне удаётся уснуть за 15-30 минут с момента, когда лёг в кровать.

Смотрите видео по теме:


Поделитесь с коллегами:

Подписаться на обновления
Как собирать и обрабатывать входящую информацию для роста личной эффективности?

Руководство для роста удалённых сотрудников + Набор чек-листов для личной эффективности на удаленке

Скачать

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *