Когда всё отвлекает от работы, используйте блокировку времени, чтобы сфокусироваться

Мир устроен так, что нас всё отвлекает от работы, даже если мы очень хотим сосредоточиться и создаём для этого все условия. Как бы ни готовились, вселенная найдёт лазейку, чтобы нас отвлечь, и мы всё равно что-то упустим.

Ситуация стала ещё плачевнее, когда пришла пандемия, заставила нас работать в новых условиях удалёнки и завалила информацией. На телефоны прилетают уведомления, а пк письма. Все это нужно разобрать и принять решение, что делать дальше.

В таких условиях работать сложно. Некоторым даже невозможно.

Чтобы помочь справиться с ситуацией, рассказываю, как использовать метод блокировки времени и всё успевать, когда всё отвлекает от работы.

Что такое блокировка времени

Помните блоки конструктора Lego? Мы из них строили дома, гаражи и целые города, когда были детьми. Или сейчас ваши дети используют их, чтобы создавать свои миры и играть в них, придумывая захватывающие сюжеты.

Блокировка времени работает аналогично конструктору. Если мы разделим 24 часа на минуты, получим 1440 минут в день. Это наши блоки времени. Мы из них можем строить свой день, как дети строят дом из лего

Метод блокировки времени помогает успеть больше в ограниченный промежуток времени. Мы можем разрезать день на куски и каждый кусок посвятить отдельной задаче.

Некоторые из самых продуктивных людей в мире, от Илона Маска до Билла Гейтса и Кэла Ньюпорта ведут свои списки дел методом блокировки времени. Вероятно, они это делают не просто так. И скорее всего, всем следует как минимум попробовать, когда кажется, что всё отвлекает от работы

Российский энтомолог Александр Любищев (1890 — 1972) 56 лет подряд вел запись расходования личного времени, чтобы лучше его контролировать. А в наше время это ещё более необходимо. Причём каждому человеку. Потому что 24-часовой день не меняется, а информации каждый день становится больше. Она врывается в наш график и отвлекает от важных дел.

Как работает блокировка времени

На первый взгляд метод покажется очень простым. Но, как показывает история человечества, чаще всего самые простые решения оказывались самыми прорывными.

Блокировка времени уменьшает вероятность отвлечься и потерять умственную энергию

Блокировка тесно связана с пакетированием задач, когда похожие задачи группируются и распределяются по временным отрезкам.

В основном есть два типа рабочих задач: глубокие и мелкие.

Глубокие задачи: программирование, разработка сайтов, проектирование, создание маркетингового плана, написание статьи. Обычно такие задачи требуют внимания и глубокого мышления.

Мелкие задачи: проверка почты, общение в чате, телефонные звонки.

Установка сроков для мелких задач помогает не тратить на них слишком много времени и сохранить умственную энергию для более значимых задач.

Сочетание блокировки времени и пакетирования задач позволяет избежать частого переключения контекста, что тоже экономит энергию.

Блокировка времени помогает сфокусироваться и за счет этого не переживать, что вы чего-то не успеете

Работа над одной задачей в отведённый промежуток времени блокирует ваше внимание и не вызволяет другим задачам вмешаться в процесс. Когда все умственные ресурсы вложены в одну задачу, вы не отвлекаетесь и в итоге даёте результат лучшего качества.

Когда все задачи выполняются в таком режиме, вы сохраняете постоянное спокойствие, потому что чувствуете, что контролируете время и рабочую нагрузку.

Блокировка помогает отслеживать расходы времени

Когда вы привыкаете к планированию дня методом блокировки времени, вскоре увидите, как формируется ваш личный график производительности.

Вы начнёте ощущать сколько времени занимает каждая рабочая задача. За счёт этого ежедневный план будет точнее с каждой неделей. Главное — не прекращать использовать метод.

Таким образом, метод блокировки времени позволяет отслеживать, сколько времени вы тратите на разные процессы, и думать о том, как увеличить уровень личной эффективности.

Эффективна ли блокировка времени для всех

Вы прекрасно знаете, что не бывает универсальных решений. Блокировка времени скорее всего не подойдет для реактивных работников. Например, для специалистов службы поддержки, работа которых в основном основана на уникальности срочных ситуаций. Такая работа не может быть оценена по времени.

Тем не менее блокировка времени очень полезна тем, у кого есть текущие задачи, на которые нужно выделять по несколько часов в день для вдумчивой работы.

Также это очень полезно тем, кто только устроился на работу и начал покорять компанию выполнением задач, забыв о личной жизни. Постепенно при таком рвении сотрудник выгорает, раздражается и не может работать нормально. Ему нужно срочно научиться планировать дела и жизнь в отведённые 24 часа.

Блокировка времени также работает для тех, кто хочет чувствовать спокойствие, потому что знает, что каждый день спланирован, дела выполняются и всё под контролем. А также тем, кто хочет постоянно совершенствовать свою производительность.

Блокировка времени отлично подходит, когда нужно сосредоточиться на результате, но постоянно что-то отвлекает от работы.

Злоупотребления блокировкой времени

Метод блокировки времени очень простой в использовании и понимании. Но им можно злоупотребить, если использовать неправильно.

Пять частых ошибок, которые допускают те, кто начинает использовать блокировку времени.

• Блокировать каждую минуту и пытаться забить блоками все 24 часа в сутках.
• Излишняя строгость к графику, недопустимость коррекции дня, отсутствие гибкости.
• Излишне оптимистичный настрой по поводу предположений о времени, которое вы отвели на выполнение задачи.
• Отсутствие перерывов между временными рабочими блоками.
• Наполнение временных блоков только глубокой умственной работой или наоборот — мелкими быстрыми задачками.

Все эти ошибки сводят метод временных блоков к нерабочему состоянию. Вместо того чтобы использовать его для роста эффективности, вы начнёте ненавидеть его, а заодно себя, коллег и работу, которую делаете. Используй метод вдумчиво и применяйте постепенно.

Как использовать метод блокировки времени

Для планирования дел я использую приложение TickTick. Рекомендую попробовать. Уверен, если вы ищете приложение для планирования и не можете определиться, здесь вы остановите свой поиск.

Создайте список дел

Посмотрите на свои проекты и выпишите все задачи, которые нужно выполнить в них. При необходимости используйте теги, чтобы быстро ориентироваться в задачах в будущем.

Расставьте задачи в календаре

Перейдите в календарь TickTick и переключите вид на Сегодня.

Здесь вы можете расставить задачи по времени, просто перетаскивая их на необходимые временные блоки.

Пространство каждого тайм-бокса регулируется растягиванием задачи и установкой времени вручную, а минимальный размер составляет 30 минут.

Последовательность блоков также меняется, если вы хотите заполнить один временной интервал несколькими задачами.

Когда закончите расставлять задачи, увидите завершённый график с расписанием задач, запланированных на сегодня.

Начните выполнять задачи используя Помодоро таймер

Теперь пришло время начать работать.

Выберите первую задачу, которую нужно выполнять и сфокусируйтесь при помощи таймера Pomo в TickTick.

Pomo повышает фокусировку и помогает сохранить баланс между работой и отдыхом.

Но если это новая задача, и вы хотите проверить, сколько времени она занимает, используйте секундомер вместо Pomo, чтобы подсчитать время. Таким образом, в следующий раз при планировании, вы сможете сделать справедливую оценку по времени, которое необходимо для выполнения похожей задачи.

Когда всё отвлекает от работы, используйте блокировку времени

До того, как начать использовать блокировку времени, я считал себя продуктивным. Но когда начал использовать блокировку, продуктивность снова увеличилась.

Блокировка времени бывает сложной. Блокируя время, вы отнимаете у себя возможность увильнуть от задачи в конкретный промежуток времени. Как бы появляется руководитель, который говорит, что ты должен делать прямо сейчас. А поскольку мы любим свободу для нас это неудобно. Поэтому сознание сопротивляется. Но когда все-таки начинаем работать временными блоками и превращаем это в привычку, понимаем, что от этого только плюсы.

Призываю вас попробовать использовать блокировку времени минимум в течение недели, чтобы посмотреть, как много вам удалось сделать за эту неделю. Когда всё отвлекает от работы, попробуйте блокировать время.

Наглядное видео

Чтобы было еще более наглядно, записал видео о том, как использую блокировку времени. Приглашаю посмотреть.