План работы на каждый день или как я нашёл время для жизни во время удалённой работы

План работы на каждый день: как я изобрёл свой способ управления временем

С марта 2020 года, как и многие другие, я был вынужден работать удалённо. Это было не в первый раз, но почему-то все пошло не так, как раньше. Я быстро понял, что, когда нет переключателя между офисом и домом я трачу на работу всё доступное время.

Мой «Нормальный» день выглядел так: ноутбук открывается в 8-9 утра и закрывается в 8-9 вечера. А на все увлечения, спорт и личную жизнь времени не оставалось.

Последние отчёты об удалённой работе (например, из Buffer) показывают, что я не единственный, кто сталкивается с этой проблемой.

Проблема невозможности отключения от работы стоит почти на одном уровне с одиночеством и проблемами связи.

С тех пор я потратил много времени на отслеживание и классификацию времени, планирование деятельности и изучение научных исследований. Все, что помогает найти причину, почему я ставлю работу выше остальных задач. И искал способ защитить свою жизнь от этой практики.

Планируйте осознанно и найдите правильные триггеры

Первое правило, которое я придумал, когда составлял план работы на каждый день, было настолько очевидно, что его даже стыдно упоминать. Но это краеугольный камень:

Почему? Обычно вы чувствуете обязательство перед рабочими задачами: нужно тратить N часов на работу каждый день или последует наказание. С другой стороны, как правило, мы забываем о жизненных целях, за исключением быстрой мысли утром о том, как хорошо было бы пойти на пробежку сегодня.

Итак, я начал работать над личными задачами: каждое утро создавал идеальный список вещей, которые нужно сделать сегодня:

• тренировка
• игра на барабанах
• ужин с женой
• медитация
• пройти один урок на Coursera

Это дало некоторый эффект: каждый вечер список напоминал, как плохо я придерживаюсь утренних планов. Оказалось, просто заполнить список дел недостаточно.

Почему списки дел не работают

Я нашёл ответ, читая о модели поведения BJ Фогг:

В нем говорится, что мы делаем что-то, когда три фактора работают вместе: способность, мотивация, и то, что заставляет нас делать это.

Я был способен сделать все из моего списка, и не было никаких проблем с мотивацией. Похоже, мне не хватало спускового крючка, триггера, который включает процесс.

Изучая список дел, мозг ясно понимает, что это список вещей, которые нужно сделать сегодня. Но «сегодня» — плохой спусковой крючок. 8 утра и 2 часа дня и даже весь вечер для мозга считается «сегодня».

Без спускового крючка мы не начинаем делать то, что запланировали.

Решение оказалось простым: планировать время для каждого действия в календаре. Тогда спусковой крючок очевиден — точное время начала.

Когда день распланирован по часам, календарь отправляет уведомление о том, что пора приступить к новой задаче. Вы можете начать делать это или продолжить работу и переместить тренировку еще раз. Но по крайней мере это будет преднамеренное решение.

Здесь есть два основных момента:

• Я начал осторожно добавлять по одному пункту в день и наблюдать за нагрузкой. Важно не загрузить себя на старте до предела. Если сразу распланировать день по часам, вы точно ничего не сможете сделать.
• Я хотел свести к минимуму чувство вины, которую эта техника может принести в жизнь. Поэтому решил, что план дня — просто инструмент, который помогает ориентироваться, а не нерушимое правило. План должен помогать, а не ограничивать. Я могу перепланировать день в любой момент или отказаться от плана вообще. Единственное требование: это должно быть осознанное решение, а не то, что я хотел бы сделать на автопилоте.

Это сработало. Постепенно я планировал все больше частей моего дня. Это освободило мозг от постоянных дискуссий с самим собой о том, что я должен делать дальше, и действительно ли это того стоит.

В конце концов, я не остановился только на вещах из списка выше, а решил использовать подход по максимуму: планировать весь день в календаре, включая сон.

Но были некоторые побочные эффекты этого подхода, которых я не ожидал.

Повышение осведомлённости о времени

Первым побочным эффектом было осознание того, что любой план работы на каждый день рушится, когда я слепо соглашаюсь на приглашение на встречу, которое прилетело на почту.

Когда были только рабочие мероприятия в календаре, у меня было много «свободного» времени, особенно по вечерам. Так что не было никаких видимых причин отказываться от приглашения: календарь говорит, что вы свободны.

Но на самом деле, я не был свободен: были планы заняться личными делами, провести время с семьёй или поспать. Просто этого не было в календаре, поэтому было трудно понять последствия согласия на новую встречу, когда планы только в голове.

Добавление личных планов и сна изменили картину. Каждое приглашение заставляет меня решать, что делать с задачами, которые я планировал сделать до этого. Или позвонить коллеге и обсудить, стоит ли мне вообще присутствовать на этой встрече.

У вашего дня нет 24 часов

Если вы откроете календарь, может показаться, что у вас есть все время в мире: так много свободного пространства.

Когда начнёте планировать сон в календаре, дни станут намного меньше. И это будет для вас новым откровением.

Когда вы зафиксируете 8-9 часов для сна в сутки, для бодрствования останется 15-16 часов в день.

Эта визуализация озадачила мой мозг и заставила поставить под сомнение качество времени, которое я трачу в течение дня.

Кроме того, план работы на каждый день и чёткое понимание, что я должен делать сейчас, дали неожиданный результат — прекращения увиливаний от задач. Трудно объяснить себе, почему я смотрю YouTube сейчас, если решил, что в этом время буду работать, и этот блок в календаре уже начался.

Размышляя о дневной структуре

Легко переоценить, сколько времени вы тратите на любую деятельность, когда не видите цифры. Планирование в календаре заставило задуматься о том, как я структурирую день в процентах от общего времени, кроме сна.

Это показывает, действительно ли я придерживаюсь своих приоритетов.

Кроме того, это помогает обнаружить некоторые закономерности. Я понял, что, если трачу на работу более 40% дня, сильно устаю. После этого я не могу дальше работать продуктивно.

В результате я начал планировать для работы около 7-8 слотов по 45 минут: 4-5 утром, 3-4 после обеда.

Важный момент. Под «работой» я имею в виду целенаправленную работу или рабочее совещание, а не время, когда я перед ноутбуком что-то делаю.

Если я чувствую, что застрял или отвлёкся по какой-то причине, не заставляю себя сосредоточиться, а просто делаю короткий перерыв или иду на прогулку. Тогда решение приходит естественным образом через пару минут после ухода с рабочего места.

Важно также структурировать работу по фазам: разделить рабочий день на 2-3 части с большим перерывом между ними: обед и более длинная прогулка, например. Это помогает лучше сосредоточиться и чувствовать себя прекрасно в конце дня.

Удалённая работа позволяет сделать планирование творчеством, в котором вы сами создаёте свой день из гибкого материала, который мы называем время.