Всі листування по проектам лише в пошті

Не претендую на носія істини. У кожного свої робочі зручності. Кожен сам налаштовує світ бід себе, або себе під світ.

Просто розкажу про те, як влаштовані мої повідомлення по роботі. І чому саме так.

↓

Я користуюсь всіма популярними месенджерами: Телеграм, Фейсбук, Ватсап, Вайбер, Інстаграм.

А ще користуюсь поштою Gmail. І саме пошта — центральний інструмент для листування по роботі.

Більшість життєвих активностей відбувається в Телеграмі. Там я спілкуюсь з дружиною, сином, друзями і кількома клієнтами.

У вайбері переписка з мамою. У Ватсапі тільки керівник компанії, в якій я працюю.

У месенджері Фейсбук кілька робочих чатів, в які я заглядаю 2-3 рази за день.

Але головний інструмент для роботи — пошта. Так було завжди.

Коли хтось з колег пише мені у месенджер повідомлення з проханням зробити щось (виконати завдання, подивитись статистику, налаштувати щось на сайті компанії) я завжди прошу продублювати це повідомлення на пошту.

💡 ЧОМУ САМЕ ПОШТА?

💊 1. Зручний пошук.
Якщо дати листу вірне ім’я, його буде легко знайти серед інших листів.

💊 2. У кожного листа є посилання.
І навіть якщо я відправлю лист до архіву, посилання все одно буде працювати. У кожного проекту є своя карточка у додатку TickTick, в якому я планую справи. Посилання на листи, які стосуються проектів, відправляю у відповідні карточки. Коли проект затягується на місяць, дуже зручно відкрити листи через посилання і передивитися, як все починалось, або просто щоб згадати важливі деталі проекту. Не треба навіть користуватись пошуком у пошті.

💊 3. У листах зручно зберігаються файли. Їх можна одразу підгрузити на свій ГуглДиск і зберігати до скінчення віків Гугла.

💊 4. Месенджери відкриті майже завжди. А в пошту я заходжу сам, коли мені треба, або в моменти спеціально виділеного часу для перевірки пошти.

💊 5. Зберігається гілка повідомлень. В месенджерах повідомлення на всі теми можуть бути в одному вікні. Легко заплутатись. У пошті один лист має одну тему і листування зберігається в одній темі. 20-50 листів зберігаються за одним посиланням, яке я можу відкрити з карточки проекту у планувальнику.

↓

Крім того, якщо мене в месенджері просять відправити по роботі якийсь документ. Я відправляю його поштою і пишу в месенджер, що відправив поштою. При цьому даю листу зрозумілу тему, щоб при необхідності отримувач, який має в пошті 1000+ листів, в майбутньому легко знайшов лист від мене з необхідним файлом.

В компанії всі знають, що нетермінові питання зі мною краще вирішувати поштою. А якщо щось є дійсно невідкладне, вони приходять в Телеграм, або одразу телефонують. Але це буває рідко.

В мене є фраза: «Якщо хочете, щоб я точно не пропустив ваше повідомлення, краще напишіть листа». Колеги це знають і виконують, тому що впевнені в результаті.

Пошта для мене — центр робочого всесвіту, де я нічого ніколи не загублю. І саме пошта ніколи не відвертає мою увагу від роботи. Я сам обираю, коли присвятити їх час.

Ось приблизно так все влаштовано в листуванні. Система не ідеальна ¯\_(ツ)_/¯ але працює непогано.